Zostało nieco ponad miesiąc czasu do końca czwartej i ostatniej transzy PPK. Oznacza to, że wszyscy przedsiębiorcy zatrudniający pracowników muszą w najbliższych dniach przejść proces wdrożenia PPK. Wbrew temu co może się wydawać, przy odpowiednim zaplanowaniu i ułożeniu procesu jest to bardzo proste!
Mając za sobą wdrożenie PPK w kilkuset przedsiębiorstwach zatrudniających przeszło 20 tysięcy osób, wiem, że proces wdrożenia, aby nie rodził problemów powinien być prosty, poukładany i zaplanowany. W ostatniej, trwającej transzy PPK dotyczy wszystkich podmiotów zatrudniających poniżej 20 osób. Bierzemy pod uwagę wszystkie osoby niezależnie od formy zatrudnienia, o ile odprowadzane są za nie składki emerytalno-rentowe. W wyjątkowej sytuacji są mikroprzedsiębiorcy bowiem ustawa wskazuje, że podmiot zatrudniający jeśli spełnia kryterium uznania za mikroprzedsiębiorcę oraz wszyscy jego pracownicy złożyli wniosek o rezygnacje z PPK to taki podmiot nie musi zawierać umowy o zarządzanie PPK.
Co musi zrobić mikroprzedsiębiorca, aby wypełnić wymogi ustawy?
Mikroprzedsiębiorca powinien jednak w odpowiedni sposób udokumentować podjęte działania. Przede wszystkim po to, aby wyeliminować podejrzenie namawiania do odstąpienia, ale też po to, aby we właściwy i rzetelny sposób zweryfikować decyzje swoich pracowników co do obecności w PPK. Raport z podjętych działań można stworzyć korzystając z pliku -> Raport PPK mikroprzedsiębiorca
Jeśli nie jesteś mikroprzedsiębiorcą lub nie spełniłeś ustawowego wymogu to musisz przejść całą procedurę wdrożenia PPK.
Pierwszy krok – wybór instytucji i zawarcie umowy o zarządzanie PPK
Pierwszy krok to wybór instytucji. Możesz skorzystać z oferty jednej z dziewiętnastu Instytucji Finansowych oferujących PPK. Pełna oferta instytucji dostępna jest na stronie www.mojeppk.pl Jeśli chcieliby Państwo skorzystać z oferty Instytucji, z którą współpracuję to można ją poznać tutaj.
Mając wybraną instytucje finansową powinniśmy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Powinniśmy to zrobić maksymalnie do 23 kwietnia 2021 roku. Warto zrobić to jednak jak najszybciej bowiem otwiera nam to możliwość dalszych działań, a nie ma bezpośredniego wpływu na termin odprowadzania składek. Zdecydowanie odradzamy zostawienie tego kroku na ostatnią chwilę.
Wskazaną umowę możecie Państwo zawrzeć w formie zdalnej korzystając z dedykowanego linku https://formularz-ppk.aviva.pl/?partnercode=303309
Drugi krok – działania informacyjne dla pracowników
Mając podpisaną umowę o zarządzanie możemy przystąpić do wdrożenia PPK w firmie i działań informacyjnych dla pracowników. Całość działań może być dostosowana do Państwa wymogów i funkcjonowania firmy. Co ważne w dobie pandemii możliwe jest w pełni zdalne wdrożenie PPK.
W komunikacji z pracownikami przede wszystkim warto skorzystać z następujących materiałów:
Dodatkowo możecie Państwo skorzystać z spotkań informacyjnych, które składają się z 30minutowej prezentacji oraz czasu na serię pytań i odpowiedzi. Takie spotkanie może odbyć się w Państwa firmie lub w formie zdalnej za pośrednictwem programów MS Teams, ZOOM lub Skype.
Trzeci krok – zebranie odpowiednich deklaracji
Przekazując pracownikom informacje o PPK musimy mieć również komplet deklaracji, które są niezbędne na etapie wdrożenia. Przede wszystkim potrzebne nam będą:
- Wniosek o zawarcie umowy PPK 55+ druk ten uzupełniają pracownicy w wieku 55-70 lat, którzy mogą przystąpić do PPK na swój własny wniosek,
- Deklaracja o rezygnacji z PPK – druk ten uzupełniając pracownicy, którzy pomimo automatycznego zapisu do PPK zdecydowali się zrezygnować z uczestnictwa w programie,
- Deklaracja dane kontaktowe – formularz w ramach, którego pracownik za pośrednictwem pracodawcy przekazuje dane (e-mail, telefon) niezbędne do uruchomienia internetowego konta obsługi PPK,
Uzupełnione druki zostają u Państwa w firmie, natomiast na pierwszy etapie wdrożenia są one absolutnie niezbędne do przeprowadzenia całego procesu. W późniejszym okresie potrzebne będą również inne druki, ale póki co warto skupić się na wyżej wskazanych.
Czwarty krok – zawarcie umowy o prowadzenie
Kolejnym krokiem jest zawarcie umowy o prowadzenie PPK czyli najprościej mówiąc zapisanie pracowników do PPK. Na tym etapie podmiot zatrudniający przekazuje do instytucji finansowej informacje o tym kto z osób objętych automatycznym zapisem pozostał w PPK (wystarczy, ze nie złożył deklaracji rezygnacji) lub kto w przypadku osób 55+ zapisał się do PPK na swój własny wniosek.
Również ta umowa zawierana jest w formie elektronicznej. Całość odbywa się z wykorzystaniem systemu internetowego, który dostarcza wybrana instytucja finansowa. Dla Tych z Państwa, którzy skorzystają z mojej oferty będzie to portal PPK Serwis.
Umowa o prowadzenie PPK musi być zawarta maksymalnie do 10.maja 2021 roku. Termin jej zawarcia wpływa n termin naliczenia i odprowadzenia składek. Zasada jest taka, że pierwszy przelew wynagrodzenia po dacie podpisania umowy o prowadzenie to ten z którego należy naliczyć składki na PPK. Poniżej więcej na ten temat.
Piąty krok – naliczenie i odprowadzenie wpłat na PPK
Ostatni krok to pierwsze naliczenie i odprowadzenie wpłat na PPK. Tak jak była mowa wcześniej będzie to dokonywane z pierwszego przelewu wynagrodzeń po dacie podpisania umowy o prowadzenie PPK.
Jeśli idzie o pracodawców wypłacających wynagrodzenia do 10.dnia miesiąca możliwe są dwa scenariusze:
a) Pierwsze naliczenie wpłat z wypłaty kwietniowej wypłacanej do 10 maja. Aby tak się stało musicie Państwo podpisać umowę o prowadzenie PPK przed datą przelewu wynagrodzeń kwietniowych w maju. Przykładowo zawarcie umowy o prowadzenie 7 maja 2021 roku, a przelew wypłaty 10 maja 2021 roku.
b) Pierwsze naliczenie wpłat z wypłaty majowej wypłacanej do 10 czerwca. Aby tak się stało musicie Państwo podpisać umowę o prowadzenie PPK po dacie przelewu wynagrodzeń kwietniowych w maju. Przykładowo przelew wypłaty 7 maja 2021 roku, a zawarcie umowy o prowadzenie 10 maja 2021 roku.
W przypadku pracodawców wypłacających wynagrodzenia na koniec miesiąca sytuacja jest prostsza bowiem taki podmiot może podpisać umowę w dowolnym terminie między 1, a 10 dniem maja. Pierwszego naliczenia składek do PPK dokona z wynagrodzenia za maj wypłacanego do końca miesiąca.
Naliczone wpłaty należy odprowadzić do instytucji finansowej do 15.dnia kolejnego miesiąca. Trzeba pamiętać, że do 15.dnia kolejnego miesiąca oznacza, że przelew możecie Państwo dokonać nawet tego samego dnia co naliczenie. Nie ma konieczności opóźniania przelania pieniędzy.
Podsumowanie
Przez cały etap wdrożenia możecie Państwo liczyć na moją pomoc i prowadzenie krok po kroku. Trzeba pamiętać, że niedopełnienie obowiązków związanych z wdrożeniem PPK, jak również ich nieterminowa realizacja rodzi poważne konsekwencje prawne. Niestety wbrew obiegowej opinii nie jest tak, że pracodawca może nic nie robić w temacie PPK bo to go nie interesuje albo z tego co się orientuje to pracownicy nie będą chcieli. Nawet jeśli w ostatecznym rozrachunku okaże się, że nikt z Państwa pracowników nie przystąpi lub nie pozostanie w PPK to nie zwalnia to Państwa z obowiązku przeprowadzenia całości działań. Warto w tym zakresie współpracować z profesjonalistami, którzy poprowadzą Państwa przez cały proces krok po kroku. Całość działań warto opisać w raporcie podsumowującym proces i podjęte działania -> Harmonogram wdrożenia PPK raport.
Zapraszam do kontaktu
Sebastian Solecki, tel. 695-762-753, e-mail: solecki.sebastian@aviva.com.pl
