Jak skutecznie wdrożyć PPK w Twojej firmie?

Jak skutecznie wdrożyć PPK to jedno z najtrudniejszych pytań dla pracodawców na rok 2020. Przed nami gorące dwa miesiące, w których proces ten powinno przejść ponad 20 tysięcy przedsiębiorstw! Jest jednak recepta na to jak skutecznie przejść przez wdrożenie PPK w Państwa firmie!

Dla podmiotów zatrudniających pomiędzy 50, a 250 osób pozostało 47 dni na podpisanie umowy o zarządzanie PPK. Niestety wbrew temu co mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka, czasu jest nie za dużo. Jednym słowem trzeba działać! Samo wdrożenie PPK nie jest trudne. Wszystko rozbija się o dobrze zaplanowaną akcje, właściwy harmonogram, przemyślane działania i współpracę ze specjalistami. Jak skutecznie wdrożyć PPK?

W pierwszej turze miałem przyjemność uczestniczyć w kilkunastu wdrożeniach. Prowadziłem akcje informacyjne dla kilkunastu tysięcy pracowników. Wszystko to pozwoliło mi zebrać cenne doświadczenie i uzyskać wiele istotnych przemyśleń. Częścią z nich podzieliłem się w ramach podcastu z Marcinem Kowalikiem. Dzisiaj jak rozmawiam z pracodawcami często pytają oni o receptę na skuteczne wdrożenie PPK?  Szukają oni podpowiedzi jak powinno przebiegać to w ich firmie? Oczywiście część rzeczy wymaga uwzględnienia specyfiki firmy, ale moim zdaniem jest kilka wiodących obszarów, które są uniwersalne dla każdego podmiotu zatrudniającego.

Wybór instytucji finansowej czyli pierwszy krok.

Przede wszystkim warto szybko podjąć decyzje o wyborze instytucji finansowej. Osobiście w rozmowach z pracodawcami rekomendowałem, aby decyzje te podjąć do końca lutego, ale wciąż wiele firm jest na etapie wyboru. Ustawa wskazuje kryteria, którymi powinniśmy się kierować w wyborze instytucji. I nie będzie to odkrywcze z mojej strony, ale zdecydowanie zachęcam pracodawców do zwrócenia uwagi na wysokość pobieranych przez instytucje opłat ( w tym również tych z tytułu art. 50 ustawy) i doświadczenie danego partnera. Mówiąc o doświadczeniu warto zwrócić uwagę na pozycje danej firmy w PPK. Sprawdźcie Państwo ile dużych firm wybrało daną instytucje finansową. Moim zdaniem ważny również jest tzw. „czynnik ludzki” czyli ocena jak będzie nam się współpracować z przedstawicielem czy przedstawicielami danej instytucji. Szczególną role odgrywa zaufanie bowiem z tymi ludźmi wchodzimy właśnie w wieloletnią współpracę.

Ustalenie harmonogramu dalszych działań i akcji informacyjnej.

Wybierając instytucje od razu powinniśmy z naszym partnerem ułożyć cały harmonogram wdrożenia czyli rozpisać poszczególny etapu procesu. A jest ich kilka tzn. zawarcie umowy o zarządzanie, zamówienie i kolportaż materiałów drukowanych, akcja informacyjna dla pracowników, dyżury dedykowanego specjalisty, szkolenia dla osób odpowiedzialnych za obsługę z ramienia działów personalnych i księgowości, podpisanie umowy o prowadzenie, ustalenie zasad obsługi uczestników PPK, opracowanie procedur dotyczących czynności cyklicznych (np. rocznice, autozapis etc.). Wszystko musi mieć swój czas, odpowiedni termin. Pamiętajmy, że w drugiej turze mamy ponad pięć razy więcej firm niż w pierwszej, mamy po drodze święta, majówkę itp. Niestety zawsze jest ten niewłaściwy czas….

Druga kwestia to precyzyjne ustalenie komunikacji. Doświadczenie z pierwszej tury pokazuje, że kluczem do sukcesu w PPK jest informacja. Im więcej informacji uzyskają pracownicy tym lepiej pozwoli im to zrozumieć na czym polega PPK, co im daje i nie będzie w nich rodzić lęków czy też obaw. Dzięki akcji informacyjnej łatwiej też dopilnować terminowej realizacji harmonogramu wdrożenia. Pamiętajmy o tym, że pracownicy poniżej 55 roku życia są zapisywani z automatu i w razie braku stosownych informacji część z nich może nawet nie mieć świadomości, że niechęć do PPK wymaga złożenia deklaracji rezygnacji. Zawsze moim celem było uniknięcie sytuacji, w której pracownicy o obecności w PPK dowiedzą się czytając pasek wynagrodzeń…

W obszarze informacyjnym niewątpliwie istotnym aspektem jest dedykowany opiekun, który będzie bezpośrednim wsparcie informacyjnym firmy. Pomimo, iż w dużych firmach PPK funkcjonuje już od kilku miesięcy to wciąż uczestnicy zadają różne pytania. Pamiętajmy, że współpraca z instytucją finansową nie kończy się na wdrożeniu, bowiem to dopiero początek wspólnej drogi przez którą będą przechodzić pracodawca i instytucja finansowa.

Wsparcie techniczne pracodawcy i pracownika.

Kolejnym kluczem do sukcesu jest wsparcie techniczne. Żyjemy w czasach cyfryzacji, która oczywiście nie może ominąć PPK. Mówiąc o cyfryzacji w PPK musimy wziąć pod uwagę pełen wachlarz wsparcia technicznego, które może zapewnić instytucja finansowe. W pierwszej kolejności trzeba spojrzeć na wsparcie finansowe dedykowane dla pracodawcy i osób odpowiedzialnych za obsługę. Często zwracam uwagę pracodawcom na możliwość wykorzystania integracji systemu kadrowo-płacowego bezpośrednio ze środowiskiem informatycznym instytucji finansowej. Pracodawcy pracujący na aplikacja Comarch, Sage Symfonia czy ENOVA absolutnie powinni zainteresować się tym aspektem. Jeśli jednak dana firma korzysta z innego oprogramowania ERP to bez problemu może wykorzystać platformę przeznaczoną dla pracodawcy, dzięki której może przesyłać kluczowe informacje związane z PPK.

Cyfryzacja to także usprawnienia dla pracowników. Każdy uczestnik PPK może skorzystać z serwisu internetowego, w którym może weryfikować i zarządzać swoim rachunkiem. W każdej rozmowie z pracodawcami zwracam uwagę, żeby absolutnie nie traktować tego aspektu po macoszemu. Bowiem jest to ogromne ułatwienie dla pracowników, a także element wpływający na ich zaufanie do PPK. Możliwość kontrolowania i zarządzania swoimi środkami to rozwiązanie, które dla wielu osób stanowi argument za obecnością w PPK.

Nie bójmy się wdrożenia PPK!

Drodzy pracodawcy nie pozostaje nic innego jak tylko życzyć Wam powodzenia w działaniach informacyjnych i akcjach wdrożeniowych. Z mojego doświadczenia wynika, że naprawdę warto dobrze przepracować ten czas bo to na pewno później zaprocentuje w pozytywny sposób. Kilka dni temu w magazynie My Company pojawił się artykuł pt. „PPK nie takie straszne jak je malują”. Artykuł dla mnie szczególny bowiem jest w nim mowa o akcji, w której miałem przyjemność w pewnym stopniu uczestniczyć i … podpisuje się po tym obiema rękami „PPK nie jest takie straszne jak je malują”! A jeśli wciąż zastanawiacie się jak skutecznie wdrożyć PPK to zapraszam do kontaktu!